Элементарные правила деловой переписки по e-mail

Я к вам пишу… — Пражский Телеграф

Казалось бы, что может быть проще, чем вести деловую переписку: получил, прочитал, ответил. Как бы не так! Умению правильно общаться в письменном виде большинству из нас ещё стоит поучиться. Все нижеизложенные правила касаются, прежде всего, деловой переписки с вашими партнёрами, коллегами, заказчиками, исполнителями и т.д. Использование нижеприведённых правил в личной переписке – дело лично каждого.

Конечно, каждое деловое письмо должно быть индивидуальным. Вы должны учитывать то, кому оно адресовано, конкретную ситуацию, личность и должность адресата. Подход к решению вопроса предполагает определённую долю творчества, но существуют и общие правила деловой переписки.

Получение писем

1. Полученные письма надо читать. Если вам пришло письмо, значит, его кто-то отправил и зачем-то это сделал.

2. Если ваша деятельность не является менеджерской – проверяйте почту хотя бы два раза в день – с утра и после обеда. Иначе вы можете затормозить работу других людей и затянуть решение вопросов.

3. Если вы менеджер – ваш рабочий день должен начинаться с запуска почтового клиента, который автоматически проверяет почту. Настройте автоматическую доставку почты на каждые 10, а лучше 2–3 минуты.

4. Вам пришло письмо. Если вы очень заняты, оцените от кого оно, тему и пробегите его глазами – это поможет быстро оценить, требует ли письмо срочного ответа или может немного подождать.

5. Если вы не ведёте в данный конкретный момент бурную деятельность, не терпящую прерывания, – ответьте сразу. Это самый простой и эффективный способ двигать дела и не собирать завалы почты.

To, CC, BCC

Следует видеть, понимать и правильно использовать поля «To» («Кому»), «CC»(«Копия») и «BCC» («Скрытая копия»). От этого зависят ваши действия по получению письма или действия получателя.

«To» («Кому») – письмо и содержащиеся в нём сведения или вопросы адресовано именно этому получателю и именно от него вы ждёте ответ.

«СС» («Копия») – получатели, стоящие в копиях, получают письмо «к сведению», для информации или являются «приглашёнными в свидетели». Получатель в копиях не обязан в общем случае отвечать на письмо.

«BCC» («Скрытая копия») – поле для «дворцовых интриг». Указывая в этом поле какого-то получателя, вы ему «тайно» отсылаете это письмо: о факте отправки письма этому человеку не узнают основной получатель или стоящие в копиях. Используется также для массовой рассылки, чтобы вашу адресную книгу не знали все получатели.

2. При ответах пользуйтесь кнопкой «Reply All» («Ответить всем») – это сохранит в копиях получателей начального письма и ваш ответ не пройдёт мимо них. Всегда можно удалить нежелательных получателей или добавить новых.

Subject (Тема)

Не оставляйте поле темы пустым. Люди, с которыми вы переписываетесь, могут получать сотни писем в день и используют это поле для быстрой оценки важности содержания письма.

Тема письма должна быть краткой, но отражающей содержание письма. Заголовки типа «вопрос», «привет!» или пустые заголовки говорят об отсутствии элементарных навыков владения деловой перепиской.

Priority (Важность письма)

Если письмо содержит текст договора, информацию о срочных изменениях или другую информацию, на которую надо обратить внимание в первую очередь – используйте важность «высокая», это выделит письмо в папке «Входящие».

Написание письма

1. Начните с приветствия, это вежливо. Простого «Добрый день!» будет достаточно.

2. Говорите с человеком на одном языке. Это касается не только языка русский/английский, но и формы текста. Если вам пришло формальное письмо, неформальный ответ на него – неуважение к респонденту.

3. Не используйте транслит, кроме случаев, когда избежать этого невозможно.

4. Деловое письмо должно быть точным, лаконичным и конкретным. Деловая переписка — это не место для упражнений в эпистолярном жанре и выражения эмоций.

5. Если письмо содержит несколько вопросов, тем или задач, структурируйте их и отделяйте. Сплошной поток текста сложно читать.

6. Текст не должен содержать ошибок! Очепятки не страшны, но если вы в каждом письме пишете и пишете слово неверно, то мнение о вас может испортиться.

7. Не отправляйте письмо, не прочитав то, что вы написали! Прочтите свой ответ и убедитесь, что он лаконичен и понятен. Проверьте, все ли необходимые адресаты указаны, правильно ли они расставлены в полях «Кому» и «Копия».

Читайте также:  Батарейки к часам G-Shock

Вложения (attaches)

1. Нормальным считается высылать без предупреждения вложения до 2–3 мегабайт. Если вы хотите выслать вложение большего размера, уточните у корреспондента, сможет ли он принять его.

2. Не вкладывайте в письма EXE, PIF, BAT, COM, CMD, SCR файлы – многие почтовые клиенты или сервера намертво блокируют такие вложения, а значит, адресат их никогда не прочтёт. Упаковывайте их в архив (zip, rar) и уже в таком виде прикрепляйте к письму.

3. Не вкладывайте в тело письма звук, видео, флэш-анимации и т.д. – при включённом у получателя автопросмотре они сразу запускаются, что может доставить ему неудобства.

Электронная подпись (signature)

1. Её наличие – полезно (есть ваша контактная информация) и это хороший тон, демонстрирующий ваш профессионализм.

2. Подпись не должна превышать 5–6 строк. Она должна включать в себя минимум вашу фамилию и имя, и желательно телефон, имя и адрес компании, её сайт.

3. Или в конце достаточно просто подписаться:

С уважением, Дария Соловьёва

Опубликовано в газете «Пражский телеграф» №44

Элементарные правила деловой переписки по e-mail

Все изложенные ниже элементарные правила касаются преимущественно деловой переписки с вашими партнерами, коллегами, заказчиками и исполнителями. Применение их в личной переписке — частное дело каждого. Тем не менее, соблюдение этих правил в личной переписке создаст о вас только хорошее впечатление.

Этика деловой переписки по электронной почте

Если вы вдруг не желаете читать дальше, ограничьтесь хотя бы следующими базовыми правилами:

  • При ответах пользуйтесь кнопкой «Reply All» («Ответить всем»). Это сохранит в копиях получателей начального письма, и ваш ответ не пройдет мимо них. Настоятельно рекомендую в настройках интерфейса спрятать кнопку «Reply» («Ответить»). Удалить нежелательных получателей в случае необходимости можно «руками».
  • Не оставляйте поле «Subject» («Тема») пустым. Люди, с которыми вы переписываетесь, могут получать сотни писем в день, они используют это поле для быстрой оценки важности и содержания письма.
  • Цитируйте письма. Не начинайте ответ с нового письма, нажмите «Ответить всем» («Reply All») на полученном письме и не отключайте функцию цитирования при ответах и пересылке в настройках почтового клиента.
  • При полном цитировании (если ваш ответ на все письмо в целом) пишите текст ответа в НАЧАЛЕ письма, а не в конце, внизу.

ПРОДОЛЖИМ?

Получение писем

  1. Полученные письма надо читать. Если вам пришло письмо, значит, его кто-то и зачем-то отправил (разумеется, спам здесь не рассматривается). Если у человека есть письма, помеченные как не прочтенные, и они старее одного дня — он не умеет работать с почтой. Тем не менее, это простительно, если:
    • человек умер или неожиданно заболел;
    • работать с почтой не входит в его служебные обязанности (тогда ему незачем служебный e-mail).
  2. Если вы не менеджер, проверяйте почту хотя бы 2 раза в день: с утра и после обеда. Отсутствие от вас ответа на производственный вопрос может застопорить работу других людей и затянуть решение вопросов.
  3. Если вы менеджер, ваш рабочий день должен начинаться с запуска почтового клиента, который не выгружается весь день и автоматически проверяет почту. Настройте автоматическую доставку/получение почты хотя бы каждые 10 минут (предпочтительнее 1–3 минуты).
  4. Вам пришло письмо. Если вы очень заняты, немедленно оцените, от кого оно, тему и пробегите его глазами — это поможет быстро принять решение, требует ли письмо срочного ответа или может немного подождать.
  5. Если можете, то ответьте сразу же. Это самый простой и эффективный способ двигать дела и не собирать завалы почты.
  6. Если понимаете, что не сможете ответить в течение суток, лучше сразу написать «отвечу в течение пары дней» или хотя бы «отвечу немного позже».

Поля «Кому», «Копия», «Скрытая копия»

  1. Следует помнить, что существуют поля «To» («Кому»), «CC» («Копия») и «BCC» («Скрытая копия»). От них зависят ваши дальнейшие действия (и действия партнеров по переписке) при получении письма:
    • «To» («Кому») — письмо и содержащиеся в нем сведения или вопросы адресованы получателю непосредственно. Если вы отправляете вопрос, вы ждете ответ именно от адресата, указанного в поле «Кому». Если вы получатель, то ответить должны именно вы.
    • «СС» («Копия») — получатели, стоящие в копиях, получают письмо «к сведению», для информации или являются «приглашенными в свидетели». Получатель в копиях не должен в общем случае отвечать на письмо; более того, вежливым считается, если при наличии такой необходимости начать с фразы «извините, что вмешиваюсь».
    • «BCC» («Скрытая копия») — поле для «дворцовых интриг». Указывая в этом поле какого-то получателя, вы ему «тайно» отсылаете это письмо: о факте отправки письма этому человеку не узнают основной получатель или стоящие в копиях. Используется также для массовой рассылки, чтобы вашу адресную книгу не знали все получатели.
  2. При ответах пользуйтесь кнопкой «Reply All» («Ответить всем»). Это сохранит в копиях получателей начального письма и ваш ответ не пройдет мимо них.
  3. НЕ удаляйте из копий письма людей, добавленных туда вашим корреспондентом. Если же вы хотите ответить что-то личное, чтобы остальные корреспонденты не получили ваш ответ, тогда удалите всех из копий, кроме того, кто написал письмо (да-да, кнопкой «Reply» не пользуемся никогда).
  4. Если в полученном в письме в поле «To» («Кому») более двух адресатов, это значит, что ответить должны оба эти корреспондента или любой из них. Считайте, что ответить должны ОБА — если письмо адресовано вам и кому-то еще, ответьте и вы (даже если это будет ответ типа «Этот вопрос точно не ко мне, пусть ответит такой-то»).
  5. В свою очередь, крайне настоятельно НЕ рекомендуется включать в поле «To» («Кому») более одного адресата. На письмо, отправленное двоим, вы не получите ответа ни от одного, так как каждый будет думать, что ответит другой. Не все ведь читали эту статью.
  6. Форвард частной переписки в список рассылки без согласия участников переписки — это неэтично!
Читайте также:  Форд Куга 2018 комплектации и цены, фото, видео, характеристики; Автомобильный блог

Поле «Тема»

  1. Не оставляйте его пустым.
  2. Тема письма должна быть краткая, но отражающая основное содержание, тему письма. Заголовки типа «Вопрос», «привет!» или пустые заголовки выдают в вас новичка, у которого отсутствуют элементарные навыки владения деловой перепиской.
  3. Когда вы отвечаете на одно из нескольких писем с разными темами, отвечайте на правильные. Отвечайте на письмо с темой «Встреча во вторник, 18.04» про встречу и на письмо «Материалы для полиграфии» про материалы для печати. Это связано с цитированием предыдущей переписки (см. ниже раздел «Написание писем»).
  4. Если нужно периодически посылать e-mail типа недельных отчетов, старайтесь сохранять заголовок постоянным, или хотя бы его часть должна постоянной, чтобы получатель мог настроить автоматические правила (rules) по сортировке такой почты.

Важность письма

  1. Если письмо содержит информацию о срочных изменениях, текст договора или другую информацию, на которую надо обратить внимание в первую очередь — используйте важность «высокая», это выделит письмо в папке «Входящие».
  2. Не используйте напрасно «высокую» важность — «крикливые» люди раздражают, будьте скромнее.
  3. Личное письмо деловому корреспонденту или письмо со смешной картинкой или ссылкой пометьте важностью «низкая».

Написание писем (ответов)

  1. Начните с приветствия, это вежливо. «Привет, gria!» говорит о том, что вам лень написать имя человека. Даже просто «Андрей!» или «Добрый день!» вполне вежливо и достаточно.
  2. Говорите с человеком на одном языке. Это касается не только языка русский/английский, но и формы текста. Если вам пришло формальное письмо, неформальный ответ на него будет неуважением к респонденту и демонстрацией собственной низкой культуры. Формальный ответ на неформальное обращение — либо призыв к соблюдению регламента, либо этого просто требуют корпоративные правила.
  3. Старайтесь отвечать всегда на последнее письмо в цепочке переписки, а не на какое-то промежуточное.
  4. Ne ispolzuyte translit кроме случаев отправления писем из условий, в которых сложно набирать текст по-другому (например, с мобильного или с компьютера без русской раскладки клавиатуры).
  5. Если ваш почтовый клиент не поддерживает русский язык или портит кодировки, то прилагайте текст ответа аттачем.
  6. Деловое письмо должно быть точным, лаконичным и конкретным:
    • Точность — указывайте точные данные, на которые вы ссылаетесь (дату и тему другого письма, дату встречи, пункт повестки встречи, имя файла, ссылка на документ в сети и т.д.).
    • Лаконичность — некоторые излагают на трех страницах то, что можно было бы написать в трёх предложениях. Кто ясно мыслит, тот ясно излагает, и это видит ваш корреспондент.
    • Конкретность — из письма должно быть точно понятно, ЧТО ИМЕННО требуется от получателя, какие действия от него хотят.
  7. Деловая переписка это не место для упражнений в эпистолярном жанре и не место для выражения эмоций. Для этого существуют форумы, чаты и другие средства электронного межличностного общения. Лаконичный деловой текст — это не сухость, а экономия времени и точность мысли.
  8. Если письмо содержит несколько вопросов, тем или задач, структурируйте их и отделяйте абзацами с нумерацией или без таковой. Сплошной «поток мысли» сложно читать, при этом легко пропустить основной вопрос письма. Более того, плохо структурированное письмо некоторые склонны сразу отправлять в мусорную корзину (хотя это экстремизм, наверное).
  9. Имейте в виду, что ответ на просьбу или задачу «Сделаем!» неполон. «Сделаем к такой-то дате», «через столько-то дней», «после такого-то события» — это более определенные и точные ответы.
  10. Если письмо сформулировано так, что на него можно ответить просто «ок», то ответ, скорее всего, будет получен гораздо быстрее. Например, если есть несколько вариантов что делать, предложите какой-нибудь вариант по умолчанию.
  11. Текст не должен содержать ошибок. Очепятки не страшны, но если вы в каждом письме пишете и пишете слово неверно, это становится заметно очень быстро, и ваша «тройка» с минусом по русскому становится очевидной (как и умозрительные дальнейшие выводы о вашем общем уровне образования и культуры).
  12. Старайтесь не использовать html-форматирование письма. К сожалению, этот формат написания писем стоит по умолчанию в Outlook, но при его использовании, особенно при цитировании (ответах и пересылке), возникает масса вопросов.
  13. Если вы получили письмо в html-формате НЕ меняйте его на plain-text, это ломает восприятие информации отправителем при получении вашего ответа. Чем важнее вам ваш корреспондент, тем важнее сохранить его адекватное восприятие. Справиться с выделением своих ответов в html-цитировании можно цветом, а можно и кнопочкой «Уменьшить отступ» на панели форматирования html (хотя там есть капризные нюансы).
  14. Цитируйте текст оригинального письма. Как вы думаете, что бы это значило? Я тоже не знаю:
  15. Никогда не правьте в цитировании текст другого человека! Это своего рода подделка писем.
  16. При полном цитировании (если ваш ответ на все письмо в целом) пишите текст ответа в НАЧАЛЕ письма, а не в конце.
  17. Если вы отвечаете по пунктам, используя цитирование, отделите цитату пустыми строками СВЕРХУ И СНИЗУ и используйте Большие Буквы в начале предложений. Попробуйте найти ответы тут:
Читайте также:  Toyota Fortuner Солидность Не мой выбор! Car; Driver Russia
  • Неудобно, когда в ходе решения одного вопроса с какого-то момента вместо ответа на предыдущую переписку вдруг начинается новое чистое письмо. После этого каждый раз приходится отыскивать предыдущую переписку по этой теме и проверять, что круг корреспондентов тот же (или нужный).
  • Не отправляйте письмо, не прочитав то, что вы написали. Прочтите свой ответ и убедитесь, все ли лаконично, точно, понятно, конкретно и не содержит грамматических ошибок. Проверьте, все ли необходимые адресаты указаны, правильно ли они расставлены в полях «Кому» и «Копия». Проверьте грамматические ошибки. Проверьте, что вы ответили на все вопросы, которые задавал корреспондент.
  • Французский язык

    Автор: Natalia, 29 Июн 2019, Рубрика: Интересное и полезное

    Зачастую, если не верно указать свой адрес можем остаться без долгожданного письма или долгожданной посылки.

    Так как же написать верно свой адрес на французском языке? Давайте разберемся!

    Почтовый адрес пишется без пробелов между строчками, без знаков препинания и с заглавными буквами. Почтовый адрес содержит почтовый индекс (le code postal).

    Адрес получателя (le destinataire) указывается на конверте (une enveloppe) внизу справа, адрес отправителя (l’expéditeur) на обратной стороне конверта.

    В адресе указывается домашний адрес получателя или адрес предприятия.

    Если получатель живет в частном доме:

    • Имя Фамилия получателя (Prénom-Nom)
    • Номер дома, улица (N° , nom de la voie)
    • Почтовый индекс, город (code postal + localité)

    14 RUE VOLTAIRE

    Если получатель в квартирном доме:

    • Имя Фамилия получателя (Prénom-Nom)
    • Номер квартиры, этаж (N° d’appartement, étage)
    • Номер подъезда, номер дома, название корпуса (квартирного дома) (entrée, bat, résidence)
    • Номер дома, улица (N° , nom de la voie)
    • Почтовый индекс, город (code postal + localité)

    APPARTEMENT 19 2e ETAGE

    BAT B RESIDENCE LES HELICES

    14 RUE VOLTAIRE

    Иногда указывается только Имя-Фамилия получателя и номер почтового ящика (BP).

    Если письмо адресовано предприятию, указывается также «CEDEX» — Courrier d’Entreprise à Distribution EXceptionnelle, в переводе «Особое почтовое обслуживание предприятий». Эта услуга позволяет рассылать корреспонденцию предприятий. В этом случае почтовый индекс содержит 5 цифр: номер департамента (первые две цифры) и почтовый индекс предприятия (остальные три цифры).

    После «CEDEX» может быть указан номер почтового отделения (если их несколько в городе) или номер округа.

    Кто решил написать письмо Джоконде, вот адрес Лувра;):

    75058 Paris CEDEX 01

    Ссылка на основную публикацию
    Электроснегоход Автономный электротранспорт
    Nikola представила сверхмощный электровездеход Компания Nikola Powersports представила технические характеристики нового электрического мотовездехода Nikola Zero, пишет CleanTechnica. Электромобиль, предназначенный для...
    Электрическая схема уаз 3303 старого образца бортовой
    Схема электропроводки УАЗ-452, замена проводки своими руками инструкция, фото и видео Одной из самых частых проблем отечественных автомобилей является поломка...
    Электрические котлы РусНИТ описание, отзывы, цены
    Электрокотлы РусНит для отопления дома отзывы владельцев Отопительный котлы под маркой РусНит выпускает одноименная фирма из Рязани, которая, можно сказать,...
    Электростеклоподъемники автомобиля описание и принцип работы
    Электростеклоподъемники автомобиля описание и принцип работы Электростеклоподъемники стали стандартной опцией практически во всех современных автомобилях благодаря их удобству и надежной...

    Элементарные правила деловой переписки по e-mail

    Я к вам пишу… — Пражский Телеграф

    Казалось бы, что может быть проще, чем вести деловую переписку: получил, прочитал, ответил. Как бы не так! Умению правильно общаться в письменном виде большинству из нас ещё стоит поучиться. Все нижеизложенные правила касаются, прежде всего, деловой переписки с вашими партнёрами, коллегами, заказчиками, исполнителями и т.д. Использование нижеприведённых правил в личной переписке – дело лично каждого.

    Конечно, каждое деловое письмо должно быть индивидуальным. Вы должны учитывать то, кому оно адресовано, конкретную ситуацию, личность и должность адресата. Подход к решению вопроса предполагает определённую долю творчества, но существуют и общие правила деловой переписки.

    Получение писем

    1. Полученные письма надо читать. Если вам пришло письмо, значит, его кто-то отправил и зачем-то это сделал.

    2. Если ваша деятельность не является менеджерской – проверяйте почту хотя бы два раза в день – с утра и после обеда. Иначе вы можете затормозить работу других людей и затянуть решение вопросов.

    3. Если вы менеджер – ваш рабочий день должен начинаться с запуска почтового клиента, который автоматически проверяет почту. Настройте автоматическую доставку почты на каждые 10, а лучше 2–3 минуты.

    4. Вам пришло письмо. Если вы очень заняты, оцените от кого оно, тему и пробегите его глазами – это поможет быстро оценить, требует ли письмо срочного ответа или может немного подождать.

    5. Если вы не ведёте в данный конкретный момент бурную деятельность, не терпящую прерывания, – ответьте сразу. Это самый простой и эффективный способ двигать дела и не собирать завалы почты.

    To, CC, BCC

    Следует видеть, понимать и правильно использовать поля «To» («Кому»), «CC»(«Копия») и «BCC» («Скрытая копия»). От этого зависят ваши действия по получению письма или действия получателя.

    «To» («Кому») – письмо и содержащиеся в нём сведения или вопросы адресовано именно этому получателю и именно от него вы ждёте ответ.

    «СС» («Копия») – получатели, стоящие в копиях, получают письмо «к сведению», для информации или являются «приглашёнными в свидетели». Получатель в копиях не обязан в общем случае отвечать на письмо.

    «BCC» («Скрытая копия») – поле для «дворцовых интриг». Указывая в этом поле какого-то получателя, вы ему «тайно» отсылаете это письмо: о факте отправки письма этому человеку не узнают основной получатель или стоящие в копиях. Используется также для массовой рассылки, чтобы вашу адресную книгу не знали все получатели.

    2. При ответах пользуйтесь кнопкой «Reply All» («Ответить всем») – это сохранит в копиях получателей начального письма и ваш ответ не пройдёт мимо них. Всегда можно удалить нежелательных получателей или добавить новых.

    Subject (Тема)

    Не оставляйте поле темы пустым. Люди, с которыми вы переписываетесь, могут получать сотни писем в день и используют это поле для быстрой оценки важности содержания письма.

    Тема письма должна быть краткой, но отражающей содержание письма. Заголовки типа «вопрос», «привет!» или пустые заголовки говорят об отсутствии элементарных навыков владения деловой перепиской.

    Priority (Важность письма)

    Если письмо содержит текст договора, информацию о срочных изменениях или другую информацию, на которую надо обратить внимание в первую очередь – используйте важность «высокая», это выделит письмо в папке «Входящие».

    Написание письма

    1. Начните с приветствия, это вежливо. Простого «Добрый день!» будет достаточно.

    2. Говорите с человеком на одном языке. Это касается не только языка русский/английский, но и формы текста. Если вам пришло формальное письмо, неформальный ответ на него – неуважение к респонденту.

    3. Не используйте транслит, кроме случаев, когда избежать этого невозможно.

    4. Деловое письмо должно быть точным, лаконичным и конкретным. Деловая переписка — это не место для упражнений в эпистолярном жанре и выражения эмоций.

    5. Если письмо содержит несколько вопросов, тем или задач, структурируйте их и отделяйте. Сплошной поток текста сложно читать.

    6. Текст не должен содержать ошибок! Очепятки не страшны, но если вы в каждом письме пишете и пишете слово неверно, то мнение о вас может испортиться.

    7. Не отправляйте письмо, не прочитав то, что вы написали! Прочтите свой ответ и убедитесь, что он лаконичен и понятен. Проверьте, все ли необходимые адресаты указаны, правильно ли они расставлены в полях «Кому» и «Копия».

    Читайте также:  Моторное масло 5W30 расшифровка маркировки и характеристика — OneKu

    Вложения (attaches)

    1. Нормальным считается высылать без предупреждения вложения до 2–3 мегабайт. Если вы хотите выслать вложение большего размера, уточните у корреспондента, сможет ли он принять его.

    2. Не вкладывайте в письма EXE, PIF, BAT, COM, CMD, SCR файлы – многие почтовые клиенты или сервера намертво блокируют такие вложения, а значит, адресат их никогда не прочтёт. Упаковывайте их в архив (zip, rar) и уже в таком виде прикрепляйте к письму.

    3. Не вкладывайте в тело письма звук, видео, флэш-анимации и т.д. – при включённом у получателя автопросмотре они сразу запускаются, что может доставить ему неудобства.

    Электронная подпись (signature)

    1. Её наличие – полезно (есть ваша контактная информация) и это хороший тон, демонстрирующий ваш профессионализм.

    2. Подпись не должна превышать 5–6 строк. Она должна включать в себя минимум вашу фамилию и имя, и желательно телефон, имя и адрес компании, её сайт.

    3. Или в конце достаточно просто подписаться:

    С уважением, Дария Соловьёва

    Опубликовано в газете «Пражский телеграф» №44

    Элементарные правила деловой переписки по e-mail

    Все изложенные ниже элементарные правила касаются преимущественно деловой переписки с вашими партнерами, коллегами, заказчиками и исполнителями. Применение их в личной переписке — частное дело каждого. Тем не менее, соблюдение этих правил в личной переписке создаст о вас только хорошее впечатление.

    Этика деловой переписки по электронной почте

    Если вы вдруг не желаете читать дальше, ограничьтесь хотя бы следующими базовыми правилами:

    • При ответах пользуйтесь кнопкой «Reply All» («Ответить всем»). Это сохранит в копиях получателей начального письма, и ваш ответ не пройдет мимо них. Настоятельно рекомендую в настройках интерфейса спрятать кнопку «Reply» («Ответить»). Удалить нежелательных получателей в случае необходимости можно «руками».
    • Не оставляйте поле «Subject» («Тема») пустым. Люди, с которыми вы переписываетесь, могут получать сотни писем в день, они используют это поле для быстрой оценки важности и содержания письма.
    • Цитируйте письма. Не начинайте ответ с нового письма, нажмите «Ответить всем» («Reply All») на полученном письме и не отключайте функцию цитирования при ответах и пересылке в настройках почтового клиента.
    • При полном цитировании (если ваш ответ на все письмо в целом) пишите текст ответа в НАЧАЛЕ письма, а не в конце, внизу.

    ПРОДОЛЖИМ?

    Получение писем

    1. Полученные письма надо читать. Если вам пришло письмо, значит, его кто-то и зачем-то отправил (разумеется, спам здесь не рассматривается). Если у человека есть письма, помеченные как не прочтенные, и они старее одного дня — он не умеет работать с почтой. Тем не менее, это простительно, если:
      • человек умер или неожиданно заболел;
      • работать с почтой не входит в его служебные обязанности (тогда ему незачем служебный e-mail).
    2. Если вы не менеджер, проверяйте почту хотя бы 2 раза в день: с утра и после обеда. Отсутствие от вас ответа на производственный вопрос может застопорить работу других людей и затянуть решение вопросов.
    3. Если вы менеджер, ваш рабочий день должен начинаться с запуска почтового клиента, который не выгружается весь день и автоматически проверяет почту. Настройте автоматическую доставку/получение почты хотя бы каждые 10 минут (предпочтительнее 1–3 минуты).
    4. Вам пришло письмо. Если вы очень заняты, немедленно оцените, от кого оно, тему и пробегите его глазами — это поможет быстро принять решение, требует ли письмо срочного ответа или может немного подождать.
    5. Если можете, то ответьте сразу же. Это самый простой и эффективный способ двигать дела и не собирать завалы почты.
    6. Если понимаете, что не сможете ответить в течение суток, лучше сразу написать «отвечу в течение пары дней» или хотя бы «отвечу немного позже».

    Поля «Кому», «Копия», «Скрытая копия»

    1. Следует помнить, что существуют поля «To» («Кому»), «CC» («Копия») и «BCC» («Скрытая копия»). От них зависят ваши дальнейшие действия (и действия партнеров по переписке) при получении письма:
      • «To» («Кому») — письмо и содержащиеся в нем сведения или вопросы адресованы получателю непосредственно. Если вы отправляете вопрос, вы ждете ответ именно от адресата, указанного в поле «Кому». Если вы получатель, то ответить должны именно вы.
      • «СС» («Копия») — получатели, стоящие в копиях, получают письмо «к сведению», для информации или являются «приглашенными в свидетели». Получатель в копиях не должен в общем случае отвечать на письмо; более того, вежливым считается, если при наличии такой необходимости начать с фразы «извините, что вмешиваюсь».
      • «BCC» («Скрытая копия») — поле для «дворцовых интриг». Указывая в этом поле какого-то получателя, вы ему «тайно» отсылаете это письмо: о факте отправки письма этому человеку не узнают основной получатель или стоящие в копиях. Используется также для массовой рассылки, чтобы вашу адресную книгу не знали все получатели.
    2. При ответах пользуйтесь кнопкой «Reply All» («Ответить всем»). Это сохранит в копиях получателей начального письма и ваш ответ не пройдет мимо них.
    3. НЕ удаляйте из копий письма людей, добавленных туда вашим корреспондентом. Если же вы хотите ответить что-то личное, чтобы остальные корреспонденты не получили ваш ответ, тогда удалите всех из копий, кроме того, кто написал письмо (да-да, кнопкой «Reply» не пользуемся никогда).
    4. Если в полученном в письме в поле «To» («Кому») более двух адресатов, это значит, что ответить должны оба эти корреспондента или любой из них. Считайте, что ответить должны ОБА — если письмо адресовано вам и кому-то еще, ответьте и вы (даже если это будет ответ типа «Этот вопрос точно не ко мне, пусть ответит такой-то»).
    5. В свою очередь, крайне настоятельно НЕ рекомендуется включать в поле «To» («Кому») более одного адресата. На письмо, отправленное двоим, вы не получите ответа ни от одного, так как каждый будет думать, что ответит другой. Не все ведь читали эту статью.
    6. Форвард частной переписки в список рассылки без согласия участников переписки — это неэтично!
    Читайте также:  Прошивка магнитолы для китайских, 2 DIN своими руками, как перепрошить, улучшить звук, Android

    Поле «Тема»

    1. Не оставляйте его пустым.
    2. Тема письма должна быть краткая, но отражающая основное содержание, тему письма. Заголовки типа «Вопрос», «привет!» или пустые заголовки выдают в вас новичка, у которого отсутствуют элементарные навыки владения деловой перепиской.
    3. Когда вы отвечаете на одно из нескольких писем с разными темами, отвечайте на правильные. Отвечайте на письмо с темой «Встреча во вторник, 18.04» про встречу и на письмо «Материалы для полиграфии» про материалы для печати. Это связано с цитированием предыдущей переписки (см. ниже раздел «Написание писем»).
    4. Если нужно периодически посылать e-mail типа недельных отчетов, старайтесь сохранять заголовок постоянным, или хотя бы его часть должна постоянной, чтобы получатель мог настроить автоматические правила (rules) по сортировке такой почты.

    Важность письма

    1. Если письмо содержит информацию о срочных изменениях, текст договора или другую информацию, на которую надо обратить внимание в первую очередь — используйте важность «высокая», это выделит письмо в папке «Входящие».
    2. Не используйте напрасно «высокую» важность — «крикливые» люди раздражают, будьте скромнее.
    3. Личное письмо деловому корреспонденту или письмо со смешной картинкой или ссылкой пометьте важностью «низкая».

    Написание писем (ответов)

    1. Начните с приветствия, это вежливо. «Привет, gria!» говорит о том, что вам лень написать имя человека. Даже просто «Андрей!» или «Добрый день!» вполне вежливо и достаточно.
    2. Говорите с человеком на одном языке. Это касается не только языка русский/английский, но и формы текста. Если вам пришло формальное письмо, неформальный ответ на него будет неуважением к респонденту и демонстрацией собственной низкой культуры. Формальный ответ на неформальное обращение — либо призыв к соблюдению регламента, либо этого просто требуют корпоративные правила.
    3. Старайтесь отвечать всегда на последнее письмо в цепочке переписки, а не на какое-то промежуточное.
    4. Ne ispolzuyte translit кроме случаев отправления писем из условий, в которых сложно набирать текст по-другому (например, с мобильного или с компьютера без русской раскладки клавиатуры).
    5. Если ваш почтовый клиент не поддерживает русский язык или портит кодировки, то прилагайте текст ответа аттачем.
    6. Деловое письмо должно быть точным, лаконичным и конкретным:
      • Точность — указывайте точные данные, на которые вы ссылаетесь (дату и тему другого письма, дату встречи, пункт повестки встречи, имя файла, ссылка на документ в сети и т.д.).
      • Лаконичность — некоторые излагают на трех страницах то, что можно было бы написать в трёх предложениях. Кто ясно мыслит, тот ясно излагает, и это видит ваш корреспондент.
      • Конкретность — из письма должно быть точно понятно, ЧТО ИМЕННО требуется от получателя, какие действия от него хотят.
    7. Деловая переписка это не место для упражнений в эпистолярном жанре и не место для выражения эмоций. Для этого существуют форумы, чаты и другие средства электронного межличностного общения. Лаконичный деловой текст — это не сухость, а экономия времени и точность мысли.
    8. Если письмо содержит несколько вопросов, тем или задач, структурируйте их и отделяйте абзацами с нумерацией или без таковой. Сплошной «поток мысли» сложно читать, при этом легко пропустить основной вопрос письма. Более того, плохо структурированное письмо некоторые склонны сразу отправлять в мусорную корзину (хотя это экстремизм, наверное).
    9. Имейте в виду, что ответ на просьбу или задачу «Сделаем!» неполон. «Сделаем к такой-то дате», «через столько-то дней», «после такого-то события» — это более определенные и точные ответы.
    10. Если письмо сформулировано так, что на него можно ответить просто «ок», то ответ, скорее всего, будет получен гораздо быстрее. Например, если есть несколько вариантов что делать, предложите какой-нибудь вариант по умолчанию.
    11. Текст не должен содержать ошибок. Очепятки не страшны, но если вы в каждом письме пишете и пишете слово неверно, это становится заметно очень быстро, и ваша «тройка» с минусом по русскому становится очевидной (как и умозрительные дальнейшие выводы о вашем общем уровне образования и культуры).
    12. Старайтесь не использовать html-форматирование письма. К сожалению, этот формат написания писем стоит по умолчанию в Outlook, но при его использовании, особенно при цитировании (ответах и пересылке), возникает масса вопросов.
    13. Если вы получили письмо в html-формате НЕ меняйте его на plain-text, это ломает восприятие информации отправителем при получении вашего ответа. Чем важнее вам ваш корреспондент, тем важнее сохранить его адекватное восприятие. Справиться с выделением своих ответов в html-цитировании можно цветом, а можно и кнопочкой «Уменьшить отступ» на панели форматирования html (хотя там есть капризные нюансы).
    14. Цитируйте текст оригинального письма. Как вы думаете, что бы это значило? Я тоже не знаю:
    15. Никогда не правьте в цитировании текст другого человека! Это своего рода подделка писем.
    16. При полном цитировании (если ваш ответ на все письмо в целом) пишите текст ответа в НАЧАЛЕ письма, а не в конце.
    17. Если вы отвечаете по пунктам, используя цитирование, отделите цитату пустыми строками СВЕРХУ И СНИЗУ и используйте Большие Буквы в начале предложений. Попробуйте найти ответы тут:
    Читайте также:  История Volvo — Энциклопедия журнала За рулем
  • Неудобно, когда в ходе решения одного вопроса с какого-то момента вместо ответа на предыдущую переписку вдруг начинается новое чистое письмо. После этого каждый раз приходится отыскивать предыдущую переписку по этой теме и проверять, что круг корреспондентов тот же (или нужный).
  • Не отправляйте письмо, не прочитав то, что вы написали. Прочтите свой ответ и убедитесь, все ли лаконично, точно, понятно, конкретно и не содержит грамматических ошибок. Проверьте, все ли необходимые адресаты указаны, правильно ли они расставлены в полях «Кому» и «Копия». Проверьте грамматические ошибки. Проверьте, что вы ответили на все вопросы, которые задавал корреспондент.
  • Французский язык

    Автор: Natalia, 29 Июн 2019, Рубрика: Интересное и полезное

    Зачастую, если не верно указать свой адрес можем остаться без долгожданного письма или долгожданной посылки.

    Так как же написать верно свой адрес на французском языке? Давайте разберемся!

    Почтовый адрес пишется без пробелов между строчками, без знаков препинания и с заглавными буквами. Почтовый адрес содержит почтовый индекс (le code postal).

    Адрес получателя (le destinataire) указывается на конверте (une enveloppe) внизу справа, адрес отправителя (l’expéditeur) на обратной стороне конверта.

    В адресе указывается домашний адрес получателя или адрес предприятия.

    Если получатель живет в частном доме:

    • Имя Фамилия получателя (Prénom-Nom)
    • Номер дома, улица (N° , nom de la voie)
    • Почтовый индекс, город (code postal + localité)

    14 RUE VOLTAIRE

    Если получатель в квартирном доме:

    • Имя Фамилия получателя (Prénom-Nom)
    • Номер квартиры, этаж (N° d’appartement, étage)
    • Номер подъезда, номер дома, название корпуса (квартирного дома) (entrée, bat, résidence)
    • Номер дома, улица (N° , nom de la voie)
    • Почтовый индекс, город (code postal + localité)

    APPARTEMENT 19 2e ETAGE

    BAT B RESIDENCE LES HELICES

    14 RUE VOLTAIRE

    Иногда указывается только Имя-Фамилия получателя и номер почтового ящика (BP).

    Если письмо адресовано предприятию, указывается также «CEDEX» — Courrier d’Entreprise à Distribution EXceptionnelle, в переводе «Особое почтовое обслуживание предприятий». Эта услуга позволяет рассылать корреспонденцию предприятий. В этом случае почтовый индекс содержит 5 цифр: номер департамента (первые две цифры) и почтовый индекс предприятия (остальные три цифры).

    После «CEDEX» может быть указан номер почтового отделения (если их несколько в городе) или номер округа.

    Кто решил написать письмо Джоконде, вот адрес Лувра;):

    75058 Paris CEDEX 01

    Ссылка на основную публикацию
    Электроснегоход Автономный электротранспорт
    Nikola представила сверхмощный электровездеход Компания Nikola Powersports представила технические характеристики нового электрического мотовездехода Nikola Zero, пишет CleanTechnica. Электромобиль, предназначенный для...
    Электрическая схема уаз 3303 старого образца бортовой
    Схема электропроводки УАЗ-452, замена проводки своими руками инструкция, фото и видео Одной из самых частых проблем отечественных автомобилей является поломка...
    Электрические котлы РусНИТ описание, отзывы, цены
    Электрокотлы РусНит для отопления дома отзывы владельцев Отопительный котлы под маркой РусНит выпускает одноименная фирма из Рязани, которая, можно сказать,...
    Электростеклоподъемники автомобиля описание и принцип работы
    Электростеклоподъемники автомобиля описание и принцип работы Электростеклоподъемники стали стандартной опцией практически во всех современных автомобилях благодаря их удобству и надежной...
    Adblock detector